春季大扫除收件箱:此处’s How To Do It

“未选择邮件”

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最终深入–甚至没有那么深– I’一个书呆子。我喜欢分析,统计和注意趋势和模式。因此,对我来说,与你们相遇是最好的部分之一,除了一般地处于可爱的状态,友好的言语和良好的拥抱之外;发现观众最常问的问题&我的图书活动的一部分。我几乎把它当作一个巨大的焦点小组’ve wanted to do for 年份,因此感谢您无意中参加了该活动。文书工作经常出现(实际上是文书的少数部分之一‘编辑生活‘ that we cut –摘录的博客文章即将发布!),以及通常感到不知所措并且不知道从哪里开始的话题(如果您愿意的话,我也可以尽快解决),而且总是有一个关于Mark的问题,总是把我可以很开心地坐在舞台上唱歌Mark脸上的笑容’直到组织者在背面敲打手表并清除舞台上的Oscar语音提示音之前,一直赞不绝口。

另一个常见问题是关于 电邮。哦,我在这里处理所有性感话题,不要’我吗?如果会话主持人没有’它在我们聊天时显示出来,然后’经常在某个时候被观众问到,我认为最终’之所以如此,是因为我们很多人将大部分与工作相关的压力都压在了他们身上。我知道我的收件箱中有更多仍无法答复的电子邮件,我感到越有压力– it’直接而坚定的相关性。那么我们该怎么办呢?而我们如何才能使自己更接近收件箱的必杀技‘未选择消息‘?这里有一些直接摘自AEL页面的技巧(以及一些更新的技巧!),这里’s what I’d suggest…

如果该怎么办… 您 have thousands of unread and un-filed 电邮: 删除所有那里’在这里只要做一件事,那就是全选并按Delete键。您的收件箱中需要一个新的开始,一个新的清单和一封零电子邮件。如果你’谨慎删除您不应该删除的内容’t,然后花下一周或下个月标记您经常引用的对您的工作或家庭生活有用的电子邮件,然后将其从剔除中保存下来,并将其放入对您有意义的类别中– TA-DAH –您已经有了一个可以使用的框架。十分简单。下次收到电子邮件时,请尽快回覆以将其发送到您的直接收件箱之外,如果有的话,请留在此处’您需要采取行动,并在完成所有操作后将其归档或删除。不回头。

如果该怎么办… 您’重新发现您的电子邮件经常使人分心: 设置推动. 我建议您按照决定使用收件箱的任何方式进行此步骤,但是通过将电子邮件设置为在每次打开应用程序时都可以提取,而不是整日检索邮件,将有助于分隔任务。我会在一周内将手机设置为省电模式,这意味着我每次打开应用程序时都需要手动刷新收件箱,以查看其中的新功能。然后,在桌面上,我保持关闭应用程序的状态,只有在我有时间处理可能发现的问题时才打开它。事实是,您的主页上没有红色数字会按小时稳定增加,并且当您执行其他任务时,通知会在屏幕侧面弹出,这使电子邮件看起来非常容易处理处理。简单但有效。

如果该怎么办… 你感觉像你r inbox is becoming overwhelming: 使用‘Three Times a Day’ rule. 将收件箱设置为仅在通知时才检索邮件,您可以再走一步,为自己设置时间表,以决定每天的最佳时间。如果您按自己的时间表进行得很好,那么请继续努力,但是如果您仍然每天仍在检查它多次,发现自己看到大量未答复的电子邮件,那么该是时候进行额外的编辑了组织。在这种情况下,我建议您采用“一天三遍”的规则。您每天早上检查一次收件箱,然后回复前一天晚上或晚上收到的所有邮件,然后在午餐时间进行一次收看,以整理所有紧急的早上邮件,然后在下班前进行最后一次检查。每天回复剩下的一切。这就是我个人喜欢使用收件箱的方式。通过每天检查三遍,我可以始终掌握它,而且我不觉得它太过压倒性。短暂而尖锐的脉冲对我来说更有效,而且我能够及时捕捉到网络中任何紧急情况。这是为您找到这些时间段,您觉得收件箱不会吸收任何可以更好地用于其他任务的超集中果汁。您想让登机手续尽可能简短,甜蜜,并且在您陷入真正的待办事项清单项目时也不会进食。

如果该怎么办… 你感觉像你’全天都在回复电子邮件: 有指定的回复时间。我越来越多地收到具有自动回复电子邮件的收件人的电子邮件的自动生成的回复。有些只在星期一,星期三和星期五答复电子邮件。还是每周两次?甚至每天早上9点?无论他们指定的回复时间规则是什么,他们都会将其放入电子邮件签名中,并具有自动回复(有点像外出)的功能,使人们可以参与其中,以便他们知道何时需要回复。如果您需要更紧急的发现,通常还会有一个电话号码。我认为这对每个人都是双赢的。那些为自己设定这些规则的人这样做是为了减轻处理收件箱的压力,并腾出更多时间进行其他工作;接收端的消息将保持循环状态,因此当回复花费的时间比预期的长时,不会感到烦躁。如果您觉得这样对您和您的角色都有用,请记住要设置收件箱,这样会向所有向您发送电子邮件的详细信息自动发送给您。一个简单的说明:‘快速提醒一下,为了最大限度地提高生产率,我只在星期一,星期三和星期五检查电子邮件,所以请多多包涵。您的业​​务对我来说非常重要,我会尽快与您联系,这是一个很好的模板。

如果该怎么办… 如果它’对于您来说,在工作日结束前将收件箱缩小到零是不可行的: 为自己设定目标。我们中的很多人都将收件箱用作待办事项清单。将电子邮件保留在其中,直到您采取措施,后续行动或您所做的工作为止’重新准备发送过来。那’这也是我如何使用它。直到我什么都没提起’已经完成了我需要做的那些电子邮件。因此,实际上每天晚上我下班前将我的收件箱设为零是有些日子对我来说完全可以实现的,但对其他人来说却是一个完整的梦想。然后’好的。尽管等待我们回复的零电子邮件是梦dream以求的’如果失败不是失败’并不总是我们的现实。所以我’d建议使用一个数字作为您的收件箱失控程度的量尺。这个数字对于每个人都会有所不同。例如我可爱的经理们– Lucy and Millie –将他们的标准设定在30点左右。对于他们来说,这个数字很容易管理,几乎等于他们的零’鉴于工作的需要,我将永远得到回报(照我想象,照顾像我这样的玛丽亚·凯莉(Mariah Carey)的女主角占用了他们很多时间)。对于我来说,我将其设置为10- ish。那’s是一个我很容易趋近并在一个小时左右的时间内尽可能接近零的数字,具体取决于’被问到我,从来没有感觉像我’我完全不理会它或留下回复的电子邮件。实验,找到您的电话号码 您的 目标。

的照片 艾玛·克罗曼(Emma Croman)

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